1. Równe warunki współpracy

• Warunki udziału w wystawie lub wydarzeniu powinny być z założenia takie same dla wszystkich zaproszonych osób, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb (np. pokrycie kosztów podróży przysługuje każdej osobie, chyba że nie jest to konieczne). W przypadku rozbieżności dopuszczalne są indywidualne negocjacje.

2. Transparentność składu projektu

• Artystki i artyści powinni znać listę zaproszonych osób (lub wstępnie planowanych do udziału) w momencie, gdy są zapraszane do udziału w wydarzeniu.
• Po ostatecznym ustaleniu składu projektu instytucja informuje wszystkich zaangażowanych o pełnej liście uczestników/czek.
• Kurator lub kuratorka to współautorzy projektu.
• Decyzje merytoryczne (np. dotyczących treści pracy lub wystawy) w imieniu instytucji podejmuje kurator lub kuratorka – nie podejmuje ich osoba produkująca projekt (nie umniejszając roli osób producenckich).

3. Brief o współpracy

• Na początku projektu istotne jest określenie zasad współpracy. Jest to ważne zarówno dla instytucji, jak i dla osób artystycznych.
  Idealną sytuacją było by, by osoba artystyczna otrzymała dokument (brief) z informacjami m.in. o:
  • osobach zaangażowanych w projekt ze strony instytucji oraz spoza instytucji (lista osób współtworzących wystawę lub projekt)
  • ich rolach na różnych etapach współpracy (produkcja, promocja, grafika, kuratorx, itd.).

4. Terminy zaproszeń

• Zaproszenie do udziału powinno być wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem – im wcześniej, tym lepiej. Konkretne terminy zależą od skali projektu oraz od indywidualnych ustaleń z osobami. Odpowiednie planowanie projektu wpływa na jego jakość.
• Osoby artystyczne również nie powinny rezygnować z projektu na krótko przed jego premierą, ponieważ stwarza to wiele problemów dla organizatora.

5. Komunikacja

• Unika się umów i obietnic ustnych.
• Wszystkie ustalenia należy potwierdzać na piśmie (e-mail, promesa, projekt umowy).
• Obie strony są zobowiązane do rzetelnej komunikacji i dotrzymywania terminów (np. przelewów, dostarczenia materiałów).

6. Umowy

• Umowa powinna określać możliwie dokładny opis planowanego przedsięwzięcia oraz zawierać dokładny opis produkcji planowanych wydarzeniach towarszyszących (np. oprowadzania autorskie), a także określać dokładny sposób produkcji, montażu i demontażu dzieła.
• Umowy podpisywane są z wyprzedzeniem; dopuszczalna jest forma pisemnej (mailowej) akceptacji treści umowy, żeby podpisać ją później (np. kiedy artysta mieszka daleko i podpisuje umowę podczas montażu). Do tego czasu obowiązuje treść umowy, na którą godzą się strony w komunikacji mailowej.
• Umowa musi zostać podpisana przed wernisażem wystawy lub wydarzeniem.
• Kary umowne za złamanie warunków umowy mogą być stosowane, jednakże powinny obowiązywać w obie strony i być jasno opisane. Warto pamiętać jednak, że w praktyce kary umowne to ostateczność.
• Umowa powinna zawierać zapis dotyczący warunków jej ewentualnego rozwiązania i podziału kosztów poniesionych przez osoby artystyczne lub instytucję.
• Kurator lub kuratorka pełni funkcję reprezentanta instytucji, ale nie decyduje w całości samodzielnie o ostatecznym kształcie umowy. Jest to kompetencja łączona z działem prawnym instytucji.

7. Pozostałe

• Każda osoba biorąca udział w wystawie powinna otrzymać zaproszenie na wernisaż, nocleg i zwrot kosztów transportu. W przypadku konieczności zorganizowania dłuższego montażu pracy, koszty noclegu ponosi instytucja.
• Jeśli istnieje konieczność odbycia rekonesansu przestrzeni przed planowanym wydarzeniem, osoba biorąca udział powinna otrzymać zwrot kosztów transportu i noclegu.
• Pakowanie i zwrot prac muszą być udokumentowane protokołem zdawczo-odbiorczych. Detale tego procesu muszą zostać ustalone w umowie.
• Współpraca pomiędzy instytucją a artystami kończy się, kiedy praca zostanie dostarczona na wskazany adres i odebrana przez osobę artystyczną.